Как да създадете ефективна система за архивиране на документи?

Снимка: Freepik

Поддържането на организацията в офисното пространство е много трудна задача, особено, когато имате служители, партньори, множество клиенти и широка дейност. Създаването на ефективна система за архивиране на документите е ключово както за изрядността на администрацията, така и за сигурността на цялата информация.

Вижте някои съвети за архивни решения, които може да ви помогнат да създадете план за съхранение с помощта на правилните офис аксесоари. По темата споделя повече информация екипът на онлайн магазин OK Office в следващите редове.

Как да изберете подходящи архивни решения?
Изборът на подходящите архивни варианти стои в основата на създаването на ефективна система за офиса.

Оценка на съществуващи документи
На първо място, трябва да направите оценка на съществуващите носители на данни към момента. Разберете кои от тях трябва да бъдат съхранявани на физически носители на информация, кои може да бъдат под дигитална форма и кои не носят никаква стойност и не би повлияло на дейността ви, ако бъдат унищожени. Така ще се запознаете обстойно с обема на документацията и ще може да помислите за правилното им управление.

Разработване на система за категоризация
Един от най-популярните варианти за създаването на категоризация е разпределението по тип, дата, предприятие/проект, както и друг критерий, който може да бъде ключов за организацията.

Това систематизиране е ключово за улеснения достъп до хартиените източници на данни, откриването на точните такива без загуба на много време и без допускане на грешки.

Дигитализация
Онлайн пространството и компютърните технологии предлагат широк набор от възможности за съхранение на документи – сканиране и селектиране по папки в компютъра или лаптопа, съхранение на файлове на флашки и карти с памет, както и запазване в облак.

Това носи следните ключови предимства:
    необходимостта от физически носители на информация намалява;
    оптимизират се разходите за принтери и консумативи, като хартия, тонер касети и други;
    сигурността на данните се увеличава чрез използване на антивирусни софтуери и контрол на достъпа;
    процесът по архивиране значително се оптимизира;
    дигиталните носители се отличават с по-лесен достъп от различни места, докато при хартиените такива е много по-трудно.

Това са някои основни предимства на дигиталните носители на информация, от които може да се възползвате.

Как употребата на офис аксесоари ще ви помогне?
Ще откриете разнообразие от офис аксесоари, предлагани от реномирани производители, които ще направят съхранението на документите лесно, удобно и ще ви помогнат да създадете максимално ефективна система за целта.

Сред офис аксесоарите, които се оказват отлични помощници в откриването на най-добрите архивни решения, се открояват класьорите, папките, джобчетата, разделителите.

Други офис аксесоари, които може да ви бъдат от полза, са самозалепващите етикети и знаци, които да ви помогнат за категоризацията. Пликовете с цип и специалните такива също са сред търсените аксесоари при избора на архивни решения.